Compete à DSPLAN, de acordo com o Regimento Geral do IFMT:
I. assessorar a Reitoria nas questões inerentes às políticas e diretrizes da área de infraestrutura do IFMT;
II. assessorar o(a) reitor(a) nos assuntos pertinentes à articulação e interlocução com órgãos, entidades e organizações públicas e privadas, visando à captação de recursos para financiamento de projetos de interesse institucional;
III. promover, assessorar e intermediar a captação de recursos junto com os diretores de campus do IFMT;
IV. coordenar as atividades relacionadas ao planejamento, elaboração de projetos, supervisão, fiscalização e orientação quanto à execução e adequação de infraestrutura física no âmbito do IFMT.
V. estudar e propor convênios e parcerias visando ao atendimento das demandas de infraestrutura do IFMT;
VI. gerenciar o banco de projetos e promover a padronização de obras e serviços de infraestrutura no âmbito do IFMT;
VII. promover, apresentar e acompanhar projetos, acordos de cooperação, termos de parceria e convênios voltados para infraestrutura;
VIII. coordenar as atividades relacionadas a fundações de apoio;
IX. formular diagnósticos dos problemas, limitações e potencialidades institucionais;
X. realizar e acompanhar a atualização cadastral dos projetos no âmbito de sua área de atuação;
XI. manter, em conjunto com a Pró-Reitoria de Administração, a compatibilidade entre o Plano Orçamentário Financeiro e os Planos Estratégicos e de Desenvolvimento Institucional;
XII. estabelecer e monitorar metas físicas e indicadores da sua área de atuação;
XIII. estabelecer metodologias e fluxos de trabalho para padronização de processos e procedimentos de sua área de atuação;
XIV. colaborar na elaboração do Relatório de Gestão Anual e na prestação de contas anual do IFMT, juntamente com as demais unidades administrativas da reitoria;
XV. elaborar e acompanhar a execução do planejamento orçamentário e financeiro dos recursos destinados às ações da diretoria, bem como administrar o patrimônio sob sua responsabilidade;
XVI. Coordenar, monitorar e avaliar o PDI, a fim de definir metas físicas e indicadores, prioridades de desenvolvimento das unidades e implantação de novas Unidades, propondo, quando necessário, ações corretivas;
XVII. planejar, estrategicamente, o dimensionamento, a distribuição e a adequação dos investimentos no âmbito do IFMT, incluindo projetos de alocação de recursos para demandas eventuais de interesse institucional;
XVIII. propor, planejar, articular, implementar e gerenciar programas e projetos voltados para o desenvolvimento do IFMT, articulados e integrados em cooperação mútua com a Reitoria e suas Unidades;
XIX. representar o IFMT em eventos específicos de sua área de competência;
XX. executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
XXI. revisar, organizar, documentar e publicar os documentos relacionados à sua
área;
XXII. coordenar, em conjunto com demais áreas da reitoria, o Programa de Gestão por Resultados (PGR).
ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS
Ao Diretor Sistêmico de Planejamento e Captação de Recursos.
- Assessorar os campi, campi avançados, centros de referência, a Extensão, os núcleos e polos com vistas ao desenvolvimento institucional;
- Coordenar a elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI;
- Coordenar, monitorar e avaliar o PDI, propondo ações corretivas;
- Propor políticas e projetos estratégicos de atuação e alternativas organizacionais, visando ao constante aperfeiçoamento da gestão do Instituto;
- Autorizar via SCDP propostas de viagens a trabalho e em capacitação da equipe DSPLAN;
- Realizar a gestão patrimonial da DSPLAN;
- Representar o IFMT junto ao fórum de dirigentes de desenvolvimento do CONIF;
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas;
Ao Técnico em Secretariado:
- Estruturar e dar suporte às atividades administrativas da Diretoria;
- Assessorar o Diretor nas rotinas administrativas;
- Auxiliar nas atividades de Planejamento Estratégico da DSPLAN e das demais unidades do IFMT;
- Monitorar e avaliar as ferramentas de gestão da DSPLAN e do IFMT;
- Auxiliar na elaboração de relatórios e manuais da DSPLAN;
- Atualizar e alimentar o sítio da DSPLAN;
- Assessorar no Gerenciamento do Escritório de Processos EGP/IFMT;
- Contribuir para consolidação da Gestão por Processos do IFMT.
- Organizar e preparar os documentos para envio pelo correio (Carta ou PAC ou Sedex), ou por malotes seguindo a sequência dos Boletins de Remessa;
- Verificar diariamente, responder, encaminhar e/ou imprimir para despachar a documentação ou informação referente à correspondência eletrônica da DSPLAN;
- Requisitar veículo oficial e motorista, quando necessário;
- Cadastrar pedidos de concessão de diárias e passagens junto ao sistema SCDP;
- Comprar e registrar, no sistema SCDP, as passagens solicitadas pelos servidores da DSPLAN, bem como solucionar problemas referentes à reserva e compra de passagens;
- Organizar e manter atualizado os arquivos de registro e controle das diárias e passagens, referente ao pagamento/compra, cancelamento, remarcação e reembolso;
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas;
Ao Escritório de Gerenciamento de Processos (EGP) compete:
I. Definir e manter metodologias, diretrizes, técnicas e ferramentas de apoio para as iniciativas de gestão por processos (padronização, regras e medidas de desempenho);
II. Conduzir atividades de modelagem de processo;
III. Avaliar periodicamente e gerir o porfólio de processos considerados prioritários para a Instituição e a sua governança;
IV. Utilizar ferramentas de gestão para aperfeiçoar a gestão por processos;
V. Apoiar as unidades do IFMT no acompanhamento e avaliação dos seus processos de trabalho;
VI. Compartilhar e disseminar conhecimentos referentes à gestão por processos;
VII. Orientar as unidades, quando solicitado, quanto à utilização de manuais, normas e procedimentos dos processos de trabalho;
VIII. Manter os registros da documentação de processos de trabalho disponíveis e atualizados;
IX. Sugerir a automação de processos, quando aplicável;
X. Apoiar o Comitê de Governança, Riscos e Controles quanto a priorização dos macroprocessos para o gerenciamento de riscos;
XI. Identificar os macroprocessos finalísticos e de apoio do IFMT, que correspondem às grandes funções da organização e para as quais devem estar voltadas suas unidades internas e descentralizadas;
Ao Administrador:
- Gerenciar o Escritório de Processos - EGP/ IFMT (atividades conforme portaria de criação do EGP no 1.190 de 31/08/2018);
- Exercer a função de substituição da Diretoria Sistêmica;
- Montar processos para contratação de cursos in company relacionados a área de atuação da Diretoria, bem como coordenar a realização dos mesmos;
- Auxiliar no processo de construção, monitoramento e avaliação do Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI;
- Participar de comissões no âmbito da reitoria;
- Elaborar e aplicar a pesquisa de satisfação dos serviços da reitoria;
- Elaborar Ofícios, memorandos, relatórios entre outros documentos;
- Auxiliar na elaboração de normativas, diretrizes e orientações relacionadas a sua área de atuação;
- Auxiliar na elaboração do planejamento do setor (plano de ação anual);
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas;
Ao Escritório de Infraestrutura (Einfra) compete:
I. Emitir pareceres, laudos, relatórios, avaliações;
II. Responder a solicitações da Procuradoria Federal, auditoria interna e externa quando requisitado;
III. Coordenar o planejamento sobre infraestrutura nas unidades do IFMT;
IV. Elaborar o planejamento estratégico anual do Escritório;
V. Elaborar manuais, diretrizes e normativas internas na área de Infraestrutura;
VI.Prestar suporte técnico aos campi em assuntos de Infraestrutura;
VII. Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Engenheiro Civil:
- Vistoria nas obras em andamento;
- Aferir serviços;
- Conferir as medições das obras;
- Verificar erros de projeto durante a execução da obra;
- Elaborar correções ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Elaborar Relatório de vistoria da obra;
- Apoiar no recebimento de obra;
- Auxiliar no Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Acompanhar desenvolvimento de projeto (através de parecer);
- Auxiliar os campi na elaboração do projeto básico;
- Elaboração de anteprojetos e projetos;
- Elaboração de planilha orçamentária;
- Atualização de preço nas planilhas orçamentárias;
- Elaboração de cronograma físico financeiro;
- Elaborar Cálculo do BDI;
- Orientação técnica nos Campus;
- Análise de correções de aditivos;
- Auxiliar os campi nas licitações;
- Avaliação dos imóveis;
- Elaboração de laudos;
- Avaliação técnica de edifícios doados;
Ao Arquiteto:
- Aferir serviços;
- Verificar medições. Total da medição, medições acumuladas;
- Erros de projeto verificados durante a obra;
- Elaborar correções ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Apoiar no recebimento de obra;
- Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Diretrizes conceituais e técnicas de projeto;
- Elaborar escopo de projetos e reformas;
- Acompanhar desenvolvimento de projeto (através de parecer);
- Elaboração de projeto;
- Reelaboração de layout;
- Avaliação de edifícios doados;
- Avaliação de edifícios próprios.
Ao Estagiário de Arquitetura (quando houver):
- Auxílio para elaborar correções ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Auxílio no Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Auxílio na elaboração de projeto;
- Imprimir projetos.
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Engenheiro Sanitarista:
- Aferir serviços;
- Verificar medições. Total da medição, medições acumuladas;
- Erros de projeto verificados durante a obra;
- Elaborar correções ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Apoiar no recebimento de obra;
- Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Diretrizes conceituais e técnicas de projeto;
- Elaborar escopo de projetos e reformas;
- Acompanhar desenvolvimento de projeto (através de parecer);
- Elaboração de projeto;
- Avaliação de edifícios doados;
- Avaliação de edifícios próprios.
Ao Técnico em Edificações:
- Manter um controle das medições das obras;
- Alimentação do módulo “Monitoramento das obras” no SIMEC;
- Auxiliar na elaboração de parecer e relatórios técnicos;
- Acompanhar o fluxo de entrada e saída de processos do setor;
- Auxiliar no desenvolvimento de projetos;
- Atualização de preço nas planilhas orçamentárias;
- Realização de cotações de preços;
- Ofícios e Memorando;
- Cadastrar pedidos de concessão de diárias e passagens junto ao sistema SCDP;
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Engenheiro Eletricista:
- Inspeção visual e ensaios dos serviços executados em obras de instalação elétrica predial e SPDA;
- Assistência nas medições dos serviços executados para pagamento. Medições parciais e finais;
- Dar suporte técnico na execução dos serviços, de acordo com projeto executivo, durante a obra;
- Apontar não conformidades tanto na execução dos serviços como no projeto executivo ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Orientação técnica a gestão administrativa no recebimento da obra;
- Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Diretrizes conceituais e técnicas de projeto;
- Elaborar escopo de projetos e reformas;
- Acompanhar o desenvolvimento de projeto (através de parecer);
- Elaboração de projetos e orçamentos;
- Orientação técnica a gestão administrativa no tocante ao planejamento de obras e manutenção.
Ao Estagiário de Engenharia Elétrica (quando houver):
- Auxílio para elaborar correções ou mediar correções junto ao autor do projeto;
- Auxílio no Plano diretor (levantamento, diagnóstico, elaboração) – campi;
- Auxílio na elaboração de projeto e orçamento.
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Escritório de Captação de Recursos (ECR) compete:
II. assessorar o(a) reitor(a) nos assuntos pertinentes à articulação e interlocução com órgãos, entidades e organizações públicas e privadas, visando à captação de recursos para financiamento de projetos de interesse institucional;
III. promover, assessorar e intermediar a captação de recursos junto com os diretores de campus do IFMT;
V. estudar e propor convênios e parcerias visando ao atendimento das demandas de infraestrutura do IFMT;
VI. gerenciar o banco de projetos e promover a padronização de obras e serviços de infraestrutura no âmbito do IFMT;
VII. promover, apresentar e acompanhar projetos, acordos de cooperação, termos de parceria e convênios voltados para infraestrutura;
VIII. coordenar as atividades relacionadas a fundações de apoio;
IX. formular diagnósticos dos problemas, limitações e potencialidades institucionais;
X. realizar e acompanhar a atualização cadastral dos projetos no âmbito de sua área de atuação;
XII. estabelecer e monitorar metas físicas e indicadores da sua área de atuação;
XIII. estabelecer metodologias e fluxos de trabalho para padronização de processos e procedimentos de sua área de atuação;
XIV. colaborar na elaboração do Relatório de Gestão Anual e na prestação de contas anual do IFMT, juntamente com as demais unidades administrativas da reitoria;
Subsidiariamente, também lhe compete:
XV. elaborar e acompanhar a execução do planejamento orçamentário e financeiro dos recursos destinados às ações da diretoria, bem como administrar o patrimônio sob sua responsabilidade;
XVIII. propor, planejar, articular, implementar e gerenciar programas e projetos voltados para o desenvolvimento do IFMT, articulados e integrados em cooperação mútua com a Reitoria e suas Unidades;
XIX. representar o IFMT em eventos específicos de sua área de competência;
XX. executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas.
XXI. revisar, organizar, documentar e publicar os documentos relacionados à sua área.
Ao Assistente em Administração:
- Confeccionar e/ou revisar documentos oficiais a serem encaminhados;
- Elaborar e auxiliar na elaboração de relatórios e manuais;
- Receber e encaminhar documentos e processos;
- Arquivar documentos e processos;
- Gerenciar documentos, programas e projetos junto a Fundações de Apoio de interesse Institucional.
- Auxiliar na preparação de processos licitatórios da Diretoria.
- Executar outras funções que lhe sejam inerentes ou lhe tenham sido atribuídas;
Bibliotecário Documentalista
- Elaborar programas e projetos visando a captação de recursos extra orçamentário para o IFMT;
- Responsabilizar-se pela gerência do ISBN do IFMT;
- Estudar e pesquisar os documentos internos e as atividades de rotina e documentar, armazenar e disponibilizar fluxos de processos que facilitem a tramitação dos processos desta Diretoria e, subsidiariamente, das demais pró-reitorias e diretorias sistêmicas.
- Estudar e mapear demandas internas, mapear parceiros,
- Elaborar e propor convênios, contratos, parcerias e outros documentos que possibilitem o envolvimento social do IFMT e o atendimento das demandas dos parceiros.
- Documentação e arquivamento de processos visando a prestação de contas.
- Estudar e dar suporte aos projetos de infraestrutura demandados pelos campi e demais projetos aprovados nos convênios do IFMT.
- Compor o banco de projetos, permitindo pesquisar, reunir, organizar, arquivar e tornar acessível os projetos para consulta.